“น้องคะน้อง น้องได้แก้ Power point slide ที่ 12 กับ 23 ตามที่พี่ comment ไปแล้วใช่ไหมคะ พรุ่งนี้หัวหน้าจาก Regional เข้ามาฟังด้วยนะ ถ้าผิดพี่โดนนายพี่ด่าเสียๆหายๆ เลยนะคะน้อง” 

“ป้าครับ พรุ่งนี้เช้าป้าอย่าลืมเติมน้ำที่เครื่องชงกาแฟด้วยนะครับ ผมเช็คแล้วพรุ่งนี้ที่ประชุมครบองค์นะครับป้า แล้วป้ายชื่อป้าวางตามที่นั่งที่ผม mark ไว้ให้ตรงนะครับป้า”

บทสนทนาข้างต้นนี้อาจเป็นเพียงแค่เพียงเสี้ยวหนึ่งของหลายๆ บทสนทนาของผู้จัดห้องประชุม หรือเลขาฯ ในช่วงก่อนวันประชุม แต่แม้ว่าการประชุมจะมี Presentation ที่เปี่ยมด้วยข้อมูลมากเพียงใด หรือสถานที่บรรยากาศในห้องประชุมจะสวยหรู อย่างไร สิ่งที่สำคัญที่ผู้ประชุมทุกคนต้องเจอคือผู้ที่เราเข้าร่วมอยู่ในห้องประชุมด้วย

อย่างที่เราทราบว่าห้องประชุมนั้นเป็นที่ๆมีการร่วมพูดคุยปรึกษาหารือกัน แลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยมีการระเบียบขั้นตอนของการประชุม ซึ่งกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ไว้ เช่น บางครั้งการประชุมอย่างเป็นทางการอาจมีการจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมขั้นต่ำไว้ ซึ่งหากไม่ถึงจำนวนที่กำหนดการประชุมก็ไม่สามารถมีการประชุมได้ หรือแม้แต่มีเอกสารประกอบการประชุมที่ต้องมี Pattern ในการทำเล่มวาระการประชุมขึ้นมาไม่ว่าจะเป็นการวางลำดับวาระการประชุม หรือการเขียนรายการการประชุมในครั้งก่อนเพื่อให้ที่ประชุมในครั้งถัดไปรับรองมติที่ประชุมอีกครั้ง

แม้ว่าการประชุมต่างๆ จะมีระเบียบขั้นตอนที่กำหนดเป็นรูปธรรมแล้ว แต่การประชุมที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดก็ยังขึ้นอยู่กับอีกหลายๆ ปัจจัย  เช่น การกำหนดวาระการประชุม (agenda) ให้ที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เข้าใจของกรอบและทิศทางของเรื่องที่จะประชุมไปในทิศทางเดียวกัน และมีเวลาเตรียมพร้อมสำหรับเรื่องดังกล่าวไว้ล่วงหน้า หรือ แม้แต่การกำหนดกรอบช่วงระยะเวลาในการประชุมเพื่อเป็นสามารถควบคุมการอภิปรายในที่ประชุมของแต่วาระและสามารถสรุปมติประชุมได้ตามที่กำหนด

อย่างไรก็ตาม type ของคนที่เข้าในห้องประชุมร่วมกับเรา หรือคนที่เราต้องปฏิสัมพันธ์กันในห้องประชุมกันก็เป็นปัจจัยสำคัญที่จะกำหนดว่าการประชุมนั้นจะมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะขอจำแนกยอดมนุษย์ทั้ง 5 ที่เราสามารถพอเจอบ่อยๆ ได้ตามห้องประชุม

 

1.       ยอดมนุษย์สีแดง ผู้มีความเป็น leadership สูง

เป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่มีคุณค่าการที่ประชุมอย่างยิ่ง สามารถวางตัวในห้องประชุมอย่างเหมาะสม เป็นทั้งผู้พูดและผู้ฟังที่ดี สามารถอภิปรายตามกรอบประเด็นที่วาระการประชุมกำหนดไว้อย่างยอดเยี่ยม รู้จักหลีกเลี่ยงการปะทะคารมกับผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ แม้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ อาจมีการถกเถียงกัน เค้านี่แหละเป็นคนที่สามารถขจัดความขัดแย้งสร้างความเข้าใจให้เกิดขึ้นแก่ทุกฝ่ายได้ และเป็นผู้ที่สร้างแรงผลัดดันให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม

 

2.       ยอดมนุษย์สีเหลือง I’m Mr. Right

ห้องประชุมคือเวทีและโอกาสของการที่จะแสดงศักยภาพของตนโดยการแสดงความคิดเห็นเรื่องใดๆ ที่กำลังเป็นประเด็นในที่ประชุม บางครั้งการแสดงความคิดเห็นของเราเองเป็นเรื่องที่ดี เพราะจุดมุ่งหมายของการประชุมคือการแบ่งปันความคิดเห็นเพื่อให้ที่ประชุมได้รับรู้ความคิดเห็นในหลายๆ มิติ แต่ก็มีบ่อยครั้งที่มีผู้ประชุมประเภทที่ว่าไม่ฟังความคิดของคนอื่น เชื่อว่าความคิดของตนเองนั้นแหละถูกต้องที่สุด หากมีใครเสนอความเห็นอะไรออกมาต่างจากตัวเองเพียงเล็กน้อยก็คัดค้านแล้ว พยายามหาเหตุผลต่างๆ นานา มา bluff เพื่อให้ตัวเองเป็นคนที่คิดถูกอยู่เสมอ .....แต่เพราะเราไม่ได้อยู่เดียวในโลกใบนี้ เหตุผลที่มีการประชุมก็เพราะให้ทุกๆคนมาแชร์ความคิดที่ต่างกัน เพื่อให้ตกผลึกเป็นแนวทางเดียวกัน นอกจากคนประเภทนี้จะทำให้เสียบรรยากาศในห้องประชุมแล้ว บางครั้งความเชื่อมั่นในความคิดเห็นของเรามันก็เป็นความคิดจากตัวเราเองเพียงด้านเดียว ใครจะรู้ไหมว่าการเปิดใจรับฟังความคิดเห็นคนอื่นๆ นั้นเป็นทางหนึ่งที่ทำให้เราได้พัฒนาความคิดของเราเช่นกัน ซึ่งอาจเปลี่ยนความคิดเดิมๆ ของเราไปอีกขั้วหนึ่งได้เลย

 

3.       ยอดมนุษย์สีน้ำเงิน ผู้มีทักษะสามารถทำหลายสิ่งในเวลาเดียวกัน (Multitasker)

เป็นคนประเภทที่สามารถทำหลายสิ่งได้พร้อมๆ กัน เช่น สามารถดูทีวีและอ่านหนังสือได้ไปพร้อมๆกัน หรือแม้แต่ดูหนัง netflex กับดูรายการใน youtube ไปพร้อมๆ กัน แน่นอนในเรื่องการทำงานก็เช่นกัน สามารถทำงานหลายอย่างได้ไปพร้อมๆ กัน และถ้าคนประเภทนี้อยู่ในห้องประชุมคงสังเกตได้ไม่ยาก ส่วนใหญ่ก็จะมีอุปกรณ์ข้างๆกายอยู่ตลอด ไม่ว่าจะเป็น notebook, tablet, และมือถือจำนวน 2 เครื่องขึ้นไป เป็นต้น และในระหว่างการประชุมอาจมีแค่ในบาง moment เท่านั้นที่เค้าจะเงยหน้ามาเพื่อ focus คุณในระหว่างที่คุณกำลังพูดอยู่ ส่วนใหญ่นอกจากฟังสิ่งที่อยู่ในห้องประชุมแล้ว ก็คงก้มหน้าก้มตาตอบ email กับหัวหน้า หรือเคาะตัวเลขใน excel และอีกมือก็กำลัง chat ตามงานกับ out source ที่เลยกำหนดส่งงาน หลังจากนั้นไม่เกินเสี้ยวนาทีก็อาจเช็ค twitter เพื่อ update ข่าวสาร หรืออาจจะต้องเช็ค Set50 ว่าจะกด Tfex เป็น short หรือ long ดี สักพักเริ่มเมื่อย focus ก็เปิด instagram กด like รูป celeb ที่ตัวเองชื่นชอบกำลังทาน brunch อยู่ต่างประเทศ แต่ก็เครียดอยู่เลยเปิด Pubg mobile เลยแล้วกันที่นี้ รู้ตัวอีกที.....ประธานกล่าวปิดการประชุม    

 

 

4.       ยอดมนุษย์สีชมพู ผู้ที่อยู่ในโลกอันสวยงามเห็นชอบกับทุกอย่างบนโลก

“ได้ครับพี่ ดีครับผม เหมาะสมครับท่าน” เป็นวลีที่เราเคยได้ยินมาบ้าง ซึ่งอาจเป็นคติประจำที่ทำงานของผู้ที่เป็นลูกน้องบางคนที่มีความทะเยอทะยานที่จะได้รับการผ่าน pro โบนัส แต้ม KPI เลื่อนตำแหน่ง หรือลูกรักของนาย ก็ตาม การเห็นชอบทุกอย่างอาจเป็นการ play safe ที่จะได้มาซึ่งสิ่งเหล่านั้น ในห้องประชุมก็เช่นเดียวกัน การสนับสนุนความคิดของคนๆ หนึ่งอาจเป็นการได้ใจ หรือได้เป็นพรรคเป็นพวกกับคนที่เสนอความคิดนั้น อีกทั้งยังเป็นการสร้างที่ยืนของตนว่าไม่ไปขัดแย้งกับทางของคนอื่น โดยส่วนใหญ่ option ของยอดมนุษย์สีชมพู คือรอยยิ้มที่ดูอบอุ่นที่พร้อมจะเข้าใจกับคนทุกๆ คน ตามด้วยคำพูดในเชิงที่เห็นด้วยกับความคิดเหล่านั้นโดยไม่มีเหตุผลที่เป็นรูปธรรมอื่นๆ มาสนับสนุน แต่จริงๆแล้วหารู้ไม่ว่า tactic ดังกล่าวอาจไม่เป็นที่พอใจของเจ้านายบางคนที่มีคาดหวังให้พนักงานระดับชั้นผู้น้อยอย่างเราๆ แสดงตัวตน (ทางด้านบวก) ของเราจริงๆ ออกมา เพื่อที่จะได้รู้ว่าเรามีศักยภาพในการทำงานมากเพียงใด

 

5.       ยอดมนุษย์สีดำ ผู้อยู่ภายใต้เงาดำ

คุณเคยลืมอ่านวาระการประชุมแล้วเข้าประชุมไหมครับ? นั้นอาจจะเป็นเหตุผลหนึ่งที่จะมีบุคคลประเภทนี้ที่ไม่สะทกสะท้านกับประเด็นที่ผู้เข้าประชุมกำลังอภิปรายอย่างเผ็ดมันส์อยู่ ความสุขุมนุ่มลึกที่แฝงไม่ด้วยความไม่รู้หรือไม่ใส่ใจอาจทำผู้ที่กำลังแสดงวิสัยทัศน์เกิดความสงสัย หรือเกิดความไม่มั่นใจว่าเราของที่เราเตรียมมายังไม่ดีพอหรือ ข้อมูลที่อ่านมาเมื่ออาทิตย์ก่อน มันเก่าไปรึเปล่า แต่เอาละเพื่อ fair หากมองมุมอีกด้านบุคคลผู้นั้นอาจได้อ่านวาระมาแล้ว พร้อมทำ research ต่อยอดเพื่อที่จะ best practice กับเรื่องดังกล่าวแล้ว แต่....ก็คงไม่มีอารมณ์ร่วม แม้แต่พยักหน้ากับคำพูดที่ลอยมาสักประโยค อย่างที่ได้กล่าวมาข้างต้น การประชุมมีจุดมุ่งหมายเพื่อการมีส่วนร่วมของทุกคนในเชิงสร้างสรรค์ บุคคลประเภทนี้ค่อนข้างที่จะทำให้ผลของการประชุมไม่เวิร์กเท่าที่ควร และอาจทำให้บรรยากาศห้องประชุมต่อผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เสียไปด้วย

แม้ว่าห้องประชุมที่ประกอบไปด้วยคนหลายประเภทด้วยกันแล้ว ในด้านของตัวเราเอง สิ่งที่ได้รับจากการประชุมนอกจากจะได้เห็นการมีส่วนร่วมของคนทุกๆ คนที่พร้อมใจจะเสนอแนะ แก้ไขปัญหาขององค์กรแล้ว เราคงต้องเปิดใจรับมุมมองความคิดที่หลากหลายของคนอื่นเพื่อนำมาต่อยอดแนวคิดเดิมอันสามารถพัฒนาศักยภาพของเราได้ต่อไปอีกด้วย