ในปัจจุบันชาวออฟฟิศอย่างเราๆ ต้องฝ่าฟันอุปสรรค์หลายๆ อย่างเพื่อให้เราได้ไปถึงในจุดที่เราได้ตั้งเป้าเอาไว้ซึ่งความสำเร็จในหน้าที่การงาน อุปสรรคของเราที่ต้องเจอกันทุกๆคน ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งไหนก็จะต้องประสบนั้นก็คือ เรื่องการเดินทางเพื่อให้ไปถึงที่ทำงานสุดที่รักของเราก่อนเวลาเข้างาน

เนื่องจากประเทศไทย ได้ถูกจัดอันดับว่าเป็นประเทศที่มีการจราจรติดขัดที่สุดในโลก โดยคิดเป็นเวลาที่ต้องเสียในชั่วโมงรถติดเฉลี่ย 56 ชั่วโมงต่อปี (INRIX Global Traffic Scorecard 2017) ซึ่งถ้าเราได้เสียเวลาไปกับการเดินทางไปที่สำนักงานแล้ว การที่เราต้องเสียเวลากับการทำงานอีกคงจะไม่ใช้เรื่องดีแน่ๆ

ดังนั้นเมื่อชาวออฟฟิศส่วนใหญ่จะประสบปัญหาเรื่องการเสียเวลาในการเดินทางแล้ว สำนักงานส่วนใหญ่จึงได้นำเครื่องมือสื่อสารและเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อย่นเวลาในการเดินทาง

การประชุมแบบ Virtual meeting เช่น การประชุมทางไกล (Video conference) ที่ใช้ video-teleconference (VTC) software เป็นตัวใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น Microsoft's Skype, FaceTime หรือ Google's Hangouts ที่จะทำให้การนัดหมายประชุมของเราไม่จำเป็นต้องเดินทางไปที่ไหนอีก แค่นั่งอยู่ในห้องประชุมก็สามารถพูดคุยกับผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆ ได้ผ่านหน้าจอเท่านั้น ซึ่งนอกจากจะสามารถลดระยะเวลาเดินทางแล้ว ยังสามารถลดต้นทุนในการจัดประชุมได้อีกด้วย

แต่อย่างไรก็ตามใช่ว่าการประชุมแบบ Virtual meeting ที่สะดวกสบายและประหยัดต้นทุนแล้วจะทำให้การประชุม และการเจรจาธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้เสมอไป แต่ยังมีเหตุผลบางประการที่จะบอกว่าทำไมห้องประชุมแบบเห็นหน้า (Face to face meeting) ยังคงเป็นสิ่งจำเป็นอยู่

 

  1. การสื่อสารที่ดีไม่ได้อยู่เพียงแค่คำพูด

ได้มีนักวิชาการ ของ The University of California, Los Angeles (UCLA) ศาสตราจารย์ Albert Mehrabian ผู้เชี่ยวชาญทางด้านจิตวิทยา ได้ศึกษาและพบทฤษฎีของรูปแบบการสื่อสาร 7-38 -55  ประกอบไปด้วย ภาษากาย (55%) โทนเสียง (38%) และคำพูด (7%) อันเป็นปัจจัยที่ทำให้ผู้รับสารได้เข้าใจในสิ่งที่เราสื่อสารถึงได้ครบถ้วน ซึ่งจะเห็นได้ว่าห้องประชุมที่ใช้วิธี Video conference ไม่สามารถทำให้เราเข้าใจการสื่อสารได้ครบถ้วน 100% อย่างน้อยเราไม่สามารถเห็นภาพภาษากาย หรือเห็นได้น้อยจาก Video conference

  1. ใช้สายตาอ่านภาษากายประกอบคำพูด

อย่างที่กล่าวข้างต้น ภาษากายเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด (55%) ที่จะช่วยให้การสื่อสารแม่นยำที่สุดนอกเหนือจากคำพูด ภาษากายมีหน้าที่ที่จะสนับสนุนคำพูดว่าคุณในฐานะคนพูดนั้นมีความมั่นใจ ความคิด ทัศนคติในสิ่งที่คุณสื่อสารจริงๆ เช่น การสบตาผู้ฟัง ท่านั่ง สีหน้า การสงวนบุคลิกภาพให้ดูน่าเชื่อถือ เป็นต้น

ในทางกลับกันในส่วนผู้ฟังเองก็สามารถใช้โอกาสในห้องประชุมเพื่อประเมินน้ำหนักของคำพูด โดยอาศัยการพิจารณาร่วมภาษาภายของผู้พูดด้วยว่ามีความมั่นใจ ความต้องการและความน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใด

เพราะฉะนั้นแล้ว โอกาสในการรับการสื่อสารทางภาษากายที่ดีที่สุดคือห้องประชุมที่มีการพูดคุยแบบ  Face to face meeting

  1. สร้างความสัมพันธ์ที่ดี

สิ่งที่สำคัญมากระหว่างการทำงานในที่ทำงาน หรือระหว่างคู่ค้าคู่สัญญา คือความสัมพันธ์ที่แนบแน่นซึ่งทำให้การทำงานและการเจรจาต่อรองเป็นไปอย่างราบรื่น ความเข้าใจซึ่งกันและกันเป็นกุญแจที่สร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันได้ การที่ชาวออฟฟิตยังคงได้เห็นหน้าเห็นตาคนอื่นๆ ในห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า การได้อภิปราย  การใช้ภาษากาย เคารพในความคิดเห็นและการให้เกียรติซึ่งกันและกันในห้องประชุม เป็นโอกาสที่จะสร้างความเข้าใจต่อกันได้และกลายเป็นความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันในที่สุด ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าการประชุมจะมีผลสำเร็จหรือไม่ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาสาระที่ตกลงกันอย่างเดียว บรรยากาศของความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกันก็เป็นส่วนหนึ่งของผลลัพธ์ที่ดีเช่นเดียวกัน

ให้บริการห้องประชุม ลาดพร้าว

  1. สร้างแรงขับเคลื่อนการเข้ามีส่วนร่วม

การประชุมนอกจากจะมีเนื้อหาสาระและเป็นประโยชน์กับที่ประชุมเพียงใด หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่มีการมีส่วนร่วมกับที่ประชุมแล้วก็จะดูเหมือนว่าไม่มีใครสนใจการประชุมเลย และจะเป็นการเสียเวลาและงบประมาณอันเปล่าประโยชน์

ดังนั้นการที่ได้เข้ามาประชุมร่วมกันภายในห้องประชุมเดียวกันนั้น สามารถสร้างผลักดันให้ทุกคนเข้าร่วมเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม การที่ได้เห็นหน้าทักทายกันก่อนที่จะเริ่มประชุม การระดมสมอง (Brain storm) การตั้งคำถามในที่ประชุม หรือ การดู presentation ร่วมกัน หรือแม้แต่การใช้อุปกรณ์การประชุมร่วมกันเช่น กระดาน white board หรือ flip board ซึ่งในขณะที่การประชุม Virtual meeting ไม่มีปัจจัยสำคัญที่จะทำให้เกิดแรงผลักดันให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างเต็มที่เท่าการประชุมแบบ face to face

  1. ความเสี่ยงจากปัญหาทางเทคนิคที่น้อยกว่า

หากมองเพียงผิวเผินว่าการจัดประชุมแบบ Virtual meeting นั้นเป็นเรื่องง่ายๆ ใครๆ ก็สามารถ set up ห้องประชุมได้ แต่หารู้ไม่ว่าการจัดประชุมแบบ Virtual meeting มีขั้นตอนที่ไม่น้อยไปกว่าการจัดห้องประชุมแบบ face to face เลย เช่น การวางติดตั้งกล้อง ต้องติดตั้งไว้ที่ตำแหน่งท้ายโต๊ะประชุม โดยต้องอยู่กึ่งกลางห้อง เพื่อให้ทางอีกฝั่งได้เห็นภาพของคนในห้องประชุมอย่างครบถ้วน หากไม่สามารถทำได้ต้องติดตั้งกล้องเสริมตามจุดเพื่อเก็บภาพให้ครบถ้วน หรือจะเป็นการติดตั้งลำโพง ต้องติดตั้งให้มีการกระจายเสียงได้อย่างทั่วถึง และต้องมีระยะห่างจากไมโครโฟนเพื่อป้องกันการหอนของลำโพง พร้อมกับมีการปรับแต่งเสียงในการติดตั้งดังกล่าว (ยกเว้นเป็นการประชุมแบบเดี่ยวที่ใช้ notebook ประจำตัวเครื่องเดียว) และสาระสำคัญคือ ระบบ network ที่ต้องสามารถทำงานได้ตามปกติ (ของฝั่งผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่าย)

ไม่เพียงแค่ตัวอุปกรณ์เท่านั้น ตัวผู้เข้าร่วมประชุมก็ต้องทราบเทคนิคด้วย เช่น การพูดต้องพูดให้ชัดและไม่ช้าหรือเร็วเกินไป หากมีคำถามให้ใช้การยกมือก่อนเพื่อให้สัญญาณกับผู้เข้าร่วมประชุมอื่น หรือต้องเว้นระยะเวลา 2 – 3 วินาทีก่อนพูดต่อจากคนอื่นเพื่อป้องกันกรณีมีการ delay ของสัญญาณ เป็นต้น

จากเหตุผลดังกล่าว พอจะเห็นได้ว่าการประชุมแบบ face to face ก็คงยังอยู่ในโลกของ digital ในปัจจุบัน และในอนาคตอันใกล้ และประกอบกับความคิดที่ว่าภาษากาย หรือความสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในผลลัพธ์ที่ดีของการประชุม

อย่างไรก็ตามแม้ว่าการประชุมในห้องแบบ  face to face จะดีกว่าแบบ virtual meeting หรือไม่นั้นก็ขึ้นอยู่กับหลักการจัดการห้องประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน ยกเว้นแต่ว่าจะมีเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เข้ามาสามารถตอบโจทย์ในส่วนข้อดีของการประชุมแบบ  face to face ในอนาคต